Private Label Kosmetikherstellung: 7 Fragen, die Sie Lieferanten stellen müssen

Einen Private-Label Kosmetikhersteller auszuwählen ist keine reine Einkaufsentscheidung – es ist eine Risikoentscheidung. Für Distributoren, Importeure und Markeninhaber hängt an diesem Partner, ob Produkte pünktlich, konform und gleichbleibend geliefert werden – oder ob sich das Projekt in Reklamationen, Nacharbeiten und Verzögerungen verliert.

Viele B2B-Projekte scheitern nicht an der Idee oder am Design, sondern an Details, die in der Lieferantenauswahl übersehen werden: fehlende Dokumentation, unklare MOQs, Verpackungsprobleme, mangelhafte Qualitätsprozesse oder unrealistische Lead Times.

Dieser Leitfaden zeigt die 7 entscheidenden Fragen, die erfahrene Einkaufs- und Qualitätsabteilungen stellen – inklusive der Antworten, die Sie hören wollen, der Unterlagen, die Sie anfordern sollten, und der Warnsignale, bei denen Sie besser abbrechen.

Dabei positionieren wir TRUEDERM (für Hautpflege) und DEL’LA SOFT (für weitere kosmetische Kategorien wie Haarpflege & Raumsprays) nicht „laut“, sondern so, wie professionelle Hersteller auftreten: über Prozesse, Nachweise und Verlässlichkeit.

Warum diese 7 Fragen wichtiger sind als der Stückpreis

Im Private Label Bereich wirkt der günstigste Preis oft attraktiv – bis die versteckten Kosten auftauchen:

• Eine Rezeptur sieht im Muster gut aus, aber kippt nach Wochen in der Verpackung (Geruch, Farbe, Viskosität).
• Ein Produkt ist „EU-ready“ – aber niemand kann Inputs für CPSR oder eine saubere PIF liefern.
• „MOQ 1.000“ gilt nur für den Bulk – Pumpen, Flaschen und Faltschachteln treiben die Mindestmengen.
• Lieferzeiten werden versprochen, aber Verpackung, Rohstoffe und Produktionsplanung sind nicht abgesichert.
• Eigentum an Rezeptur, Daten und Dokumentation ist ungeklärt – und Sie sind später abhängig.

Wenn Sie diese Themen vor Vertragsabschluss klären, sparen Sie fast immer Zeit und Geld.

1) „Nach welchen Standards produzieren Sie – und welche Nachweise gibt es?“

Ein seriöser Private-Label Partner kann nicht nur „GMP“ sagen, sondern erklären, wie Qualität im Alltag abgesichert wird.

Was eine gute Antwort auszeichnet

• Produktion nach ISO 22716 (Kosmetik-GMP) oder vergleichbaren, dokumentierten GMP-Prozessen
• Geregelte Abläufe für:
  • Abweichungen (Deviations)
  • CAPA (Corrective and Preventive Actions)
  • Change Control (Änderungsmanagement)
  • Chargenrückverfolgbarkeit (Batch Traceability)

Unterlagen, die Sie anfordern sollten

• ISO 22716 Zertifikat (falls vorhanden) oder GMP-Übersicht
• Beispielhafte (geschwärzte) Chargendokumentation / Batch Record Struktur
• Freigabekriterien (Spezifikationen) für Bulk und Fertigware
• Hygiene- und Kontaminationspräventionskonzept

Red Flags

• Ausweichende Antworten („Wir hatten noch nie Probleme“)
• Keine klare Traceability
• Keine Bereitschaft, Dokumente unter NDA zu teilen

Warum das zählt: Im Reklamationsfall (Händler, Marktplatz, Behörden) entscheidet Ihre Dokumentationslage darüber, wie schnell Sie reagieren und wie klein der Schaden bleibt.

2) „Wie unterstützen Sie EU-Compliance – insbesondere CPSR und PIF?“

Für viele B2B Käufer in Deutschland ist EU-Konformität kein „Nice-to-have“, sondern Voraussetzung. Die kosmetische Sicherheitsbewertung (CPSR) ist dabei ein zentrales Element (typischerweise erstellt durch einen qualifizierten Safety Assessor). Der Hersteller muss nicht alles selbst erstellen – aber er muss die nötigen Inputs liefern können.

Stellen Sie diese Fragen konkret

• Können Sie die notwendigen Formeldaten liefern (INCI, Konzentrationen, Spezifikationen)?
• Liefern Sie Rohstoffdokumente (SDS, Allergene, IFRA bei Duftstoffen)?
• Unterstützen Sie Stabilitäts-/Kompatibilitätsdaten, die für die Bewertung relevant sind?
• Haben Sie Erfahrung mit EU-Projekten, Responsible Person und PIF-Workflows?

Was professionell klingt (und ist)

• Klare Abgrenzung: Was liefert der Hersteller, was macht Responsible Person/Safety Assessor?
• Frühzeitige Hinweise auf:
  • Claim-Risiken (z. B. „hypoallergen“, „medizinisch“, „Heilwirkung“)
  • Rezeptur-/Konservierungssysteme und mikrobiologische Anforderungen
• Saubere Labeling-Unterstützung (INCI, Warnhinweise, Chargenkennzeichnung)

Red Flags

• „CPSR ist nur Papierkram“ oder „Das macht ihr schon irgendwie“
• Verwechslung von GMP mit Marktzulassung/Compliance
• Unklare Datenlage zur Rezeptur (z. B. keine Prozentbereiche)

Branding-Hinweis (subtil): Hersteller, die Hautpflege systematisch begleiten (wie TRUEDERM), haben oft eingespielte Dokumentations- und Testprozesse – das reduziert Time-to-Market deutlich.

3) „Was ist Ihre echte MOQ – und wovon hängt sie ab?“

Bei Mindestbestellmengen (MOQ) geht es nicht nur um „wie viele Stück“. In der Praxis hängt MOQ von mehreren Faktoren ab – und die sind entscheidend für Ihre Kalkulation.

Verlangen Sie eine MOQ-Aufschlüsselung

• MOQ pro Rezeptur/Bulk (z. B. 300 kg, 500 kg etc.)
• MOQ pro Verpackungskomponente:
  • Flasche / Tiegel
  • Pumpe / Sprühkopf
  • Verschluss
• MOQ pro Dekoration:
  • Etikett (Rolle)
  • Direktdruck
  • Faltschachtel / Karton
• MOQ pro Variante (Duft, Farbe, Wirkstofflinie)

Gute Hersteller tun Folgendes

• Sie erklären, welche Teile MOQ treiben (häufig Pumpen & Kartons)
• Sie bieten Starter-Optionen mit Standardverpackungen, um MOQ zu senken
• Sie nennen Kostenhebel offen (z. B. individuelle Flaschenformen vs Standard)

Red Flags

• Ein einziger MOQ-Wert ohne Verpackungsdetails
• Niedrige MOQ, aber versteckte Tooling-/Formkosten
• Keine Skalierungslogik (Preise verbessern sich nicht mit Menge)

Praxis-Tipp für Distributoren: Planen Sie MOQs entlang von Absatzkanälen (Key Accounts, Online, Retail) und Mindesthaltbarkeiten – nicht nur entlang des Budgets.

4) „Wie läuft Ihre Kosmetik-Produktentwicklung ab – von Briefing bis Freigabe?“

Kosmetik Produktentwicklung ist mehr als „Muster schicken“. Ein starker Partner hat einen strukturierten Prozess, der reproduzierbar zu marktfähigen Produkten führt.

Achten Sie auf einen echten Entwicklungsprozess

Briefing-Qualität

Ein professioneller Hersteller fragt nach:

• Zielmarkt (EU/DE, andere)
• Claims & Positionierung (z. B. sensitiv, anti-frizz, shine, anti-aging)
• Sensorik: Textur, Einziehverhalten, Duftprofil
• Verpackungswünsche (Airless, Pumpe, Spray)
• Zielpreis und Benchmark-Produkte

Muster-Iterationen mit Versionskontrolle

• Jede Rezeptur hat eine klare Version/Code
• Änderungen werden dokumentiert (warum geändert, was geändert)
• Klare Akzeptanzkriterien (z. B. Viskositätbereich, Schaumbild, pH-Fenster)

Validierung statt Bauchgefühl

• Stabilitäts-Screening vor finaler Freigabe
• Verpackungskompatibilität (insbesondere bei Duftstoffen, Ölen, aktiven Inhaltsstoffen)
• Mikrobiologische Kontrollen und konservierungssystembezogene Tests

Red Flags

• Keine Spezifikationen („Wir machen das wie im Muster“)
• Späte Diskussion über Stabilität/Verpackung
• Übertriebene Zeitversprechen bei Custom-Formulierungen ohne Testplan

Branding-Hinweis: Bei Hautpflege-Projekten ist die Entwicklungsdisziplin besonders wichtig – hier punktet ein erfahrener Partner wie DEL'LA SOFT. Bei Haarpflege & Duftformaten (z. B. Raumsprays) zählen zusätzlich Rohstoff- und Verpackungs-Know-how, wo DEL’LA SOFT als Hersteller praxisnah unterstützen kann.

5) „Welche Qualitätskontrollen testen Sie – Rohstoff, Bulk und Fertigware?“

Wenn Sie international liefern (oder importieren), ist Qualität kein „Gefühl“, sondern ein definierter Prüfplan.

Was Sie mindestens erwarten sollten

Rohstoffkontrollen

• Wareneingangsprüfung und COA-Abgleich
• Freigabe nur aus qualifizierten Quellen
• Lot- und Haltbarkeitsmanagement

In-Prozess-/Bulk-Kontrollen

• pH, Viskosität, Dichte (produkttypisch)
• Sensorik gegen Referenzstandard
• Prozessparameter und Reinigungsfreigaben dokumentiert

Fertigwarenprüfungen

• Füllmenge/Nettoinhalt
• Funktionstest Verpackung (Leckage, Pump-Dosierung, Sprühbild)
• Etikett-/Chargenprüfung
• Mikrobiologie (risikobasiert nach Produkttyp)

Zusätzlich sinnvoll (je nach Kategorie)

• Stabilitätstests (beschleunigt + real-time)
• Kompatibilitätstests mit finaler Verpackung
• Retention Samples (Rückstellmuster) und Reklamationsprozess

Red Flags

• „Wir prüfen nur optisch“
• Keine klaren Grenzwerte / Akzeptanzkriterien
• Keine Rückstellmuster oder unstrukturierte Reklamationsbearbeitung

6) „Wie realistisch sind Ihre Lieferzeiten – und was sind die häufigsten Verzögerungsgründe?“

Lieferzeiten scheitern selten an der Produktion allein. Häufig sind es Verpackung, Rohstoffe oder fehlende Planung.

Verlangen Sie einen transparenten Zeitplan

• Musterphase (inkl. Korrekturschleifen)
• Verpackungsbeschaffung & Druckfreigabe
• Bulk-Produktion
• Abfüll-/Konfektionier-Slots
• Endprüfung, Freigabe, Dokumentation, Versand

Gute Fragen an den Lieferanten

• Wie hoch ist Ihre On-time-Delivery-Rate?
• Welche Komponenten verzögern am häufigsten (Pumpen, Kartons)?
• Wie gehen Sie mit Rohstoff-Substitutionen um (Change Control)?
• Was passiert, wenn ein Batch QC nicht besteht?

Red Flags

• „2–3 Wochen“ ohne Verpackung/Tests/Dokumente einzurechnen
• Keine klare Kapazitätsplanung
• Häufige Abhängigkeit von Dritten ohne Alternativen

7) „Wem gehören Rezeptur, Daten, Artwork und Dokumentation?“

Diese Frage entscheidet, ob Sie langfristig flexibel bleiben.

Klären Sie schriftlich

• Handelt es sich um:
  • Standardrezeptur (Stock)
  • modifizierte Basis
  • vollständig kundenspezifische Rezeptur?
• Darf der Hersteller die gleiche Rezeptur für andere Kunden nutzen?
• Wer besitzt Spezifikationen, Stabilitätsdaten und technische Unterlagen?
• Können Sie bei Herstellerwechsel Daten/Unterlagen mitnehmen?
• Welche NDAs gelten (auch für Subunternehmer)?

Vertragliche Must-haves (B2B)

• Spezifikationen und Freigabekriterien als Anhang
• Change-Control-Regelung
• Abweichungsmanagement & Ersatzregelungen
• Verantwortlichkeiten für Claims/Label/Compliance
• Vertraulichkeit & IP-Klauseln passend zum Projekt

Red Flags

• „Das regeln wir später“
• Kein klares Eigentums-/Nutzungsmodell
• Lock-in ohne Leistungszusagen

Wie wählt man einen Private-Label Kosmetikhersteller aus? (Kurz-Scorecard)

Wenn Sie mehrere Anbieter vergleichen, nutzen Sie ein einfaches Bewertungsmodell statt Bauchgefühl.

Vorschlag (100 Punkte)

• Compliance & Dokumentation (CPSR/PIF readiness): 25
• Qualitätsmanagement & Prüfplan: 20
• Produktentwicklungskompetenz: 15
• Lieferfähigkeit & Planung: 15
• MOQ & Kostentransparenz: 10
• Verpackungskompetenz & Kompatibilität: 10
• Kommunikation & Reaktionszeit: 5

Bewerten Sie jede Antwort nach Belegen (Dokumente, Prozessbeschreibungen, Beispiele) – nicht nach Selbstbewusstsein.

FAQs

Welche Fragen sollte man einem Private-Label Kosmetikhersteller stellen?

Fragen Sie nach GMP/ISO 22716-Nachweisen, CPSR/PIF-Unterstützung, realen MOQs (inkl. Verpackung), QC-Prüfplan, Lead Times, Entwicklungsprozess sowie IP- und Dokumentationsrechten.

Was bedeutet MOQ bei Private Label Kosmetik?

MOQ ist die Mindestmenge, die wirtschaftlich produziert werden kann. Sie hängt nicht nur von der Rezeptur ab, sondern oft stärker von Verpackungskomponenten, Druck/Etiketten und Varianten (Duft/Farbe).

Brauche ich für Deutschland/EU eine CPSR?

Für den EU-Markt ist eine kosmetische Sicherheitsbewertung (CPSR) typischerweise Teil der Compliance. Der Hersteller sollte die technischen Inputs liefern können (Rezepturdaten, Rohstoffdokumente, Spezifikationen, Testdaten).

Wie lange dauert Private-Label Kosmetikproduktion?

Das hängt von Musterzyklen, Verpackungsbeschaffung, Produktionsslots und QC-Freigabe ab. Ein seriöser Hersteller trennt diese Phasen im Zeitplan transparent auf.

Woran erkenne ich einen zuverlässigen Lohnhersteller für Kosmetik?

An dokumentierten Prozessen (GMP/Traceability), klaren Spezifikationen, nachvollziehbaren QC-Prüfungen, realistischer Planung und der Fähigkeit, regulatorische Anforderungen strukturiert zu unterstützen.

Wenn Sie gerade Lieferanten vergleichen oder ein neues Sortiment planen: Nutzen Sie diese 7 Fragen als einheitliche Checkliste – und verlangen Sie Belege, nicht nur Versprechen.

Wenn Sie möchten, kann TRUEDERM (für Hautpflege Private Label) bzw. DEL’LA SOFT (für weitere Kosmetik-Kategorien wie Haarpflege & Raumsprays) Ihr Produktbriefing gegenprüfen und Ihnen eine realistische Roadmap geben – inklusive MOQ-Logik, Dokumentationsumfang (z. B. CPSR-Inputs) und belastbarer Zeitplanung.